این آیین نامه برای تعیین نحوه ارائه خدمات مرجع مجازی در چارچوب مشخص در کتابخانه های تابعه دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی تدوین شده است.

مقدمه:  کتابخانه مرکزی با هدف ارائه خدمات بهتر و بیشتر به پژوهشگران ، محققان و دانشجویان تلاش می کند فرصتی فراهم آورد که پژوهشگران پرسشهای خود را از طریق یک محیط مجازی، یعنی اینترنت با کتابداران مرجع مطرح کنند و با ارائه خدمات مرجع مجازی مبتنی بر وب سعی می کند تا ارتباط رسمی میان متقاضیان اطلاعات و کتابداران مرجع به منظور رفع نیازهای اطلاعاتی فراهم شود.

سرویس مرجع مجازی کتابخانه مرکزی و کتابخانه های تابعه دانشگاه این امکان را فراهم می کند تا کاربران بدون نیاز به حضور در محل کتابخانه نیازهای اطلاعاتی و پرسش های مرجع خود را با  کارشناسان مرجع مجازی از طریق پست الکترونیکی مطرح و پاسخ دریافت کنند. لازم به ذکر است پاسخگویی به سوالات بر اساس منابع و امکانات موجود درکتابخانه ها و مطابق با خط مشی خدمات مرجع مجازی کتابخانه، صورت می پذیرد. بنابراین آیین نامه خدمات مرجع مجازی در راستای نظام‎مند کردن ارائه خدمات مرجع مجازی و مشخص کردن رویه ها و خط ‎مشی‎هایی که کتابخانه در ارائه این خدمت در پیش می گیرد تهیه و تدوین شده است.

ماده 1: تعاریف

دانشگاه: منظور دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی است.

کتابخانه مرکزی: منظور مدیریت منابع علمی، کتابخانه مرکزی و اسناد دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی است.

خدمات مرجع مجازی: منظور خدماتی است که کاربران سؤالات خود را از طریق ابزارهای الکترونیکی مانند پست الکترونیکی، گفتگوی الکترونیکی و فرم های وبی مطرح کرده و از همان طریق پاسخ خود را دریافت می کنند. این تعامل بدون نیاز به حضور فیزیکی کاربران در کتابخانه انجام می شود .

کاربران: منظور اعضای هیات علمی رسمی و پیمانی، اساتید حق التدریس، اعضای هیات علمی بازنشسته، پژوهشگران، محققین، دانشجویان تحصیلات تکمیلی، کارمندان رسمی، پیمانی و قراردادی و نیز کارمندان بازنشسته که نیاز به استفاده از منابع علمی پزشکی را دارند .

سوالات: منظور سوالاتی درباره منابع اطلاعاتی مورد نیاز کاربران درباره منابع موجود در کتابخانه مرکزی  و کتابخانه های تابعه دانشگاه است، منابعی مانند کتاب، مقاله، پایان نامه، طرح تحقیقاتی و ...

تبصره 1: کتابدار مرجع به سوالاتی که جنبه علمی پژوهشی نداشته باشد، پاسخی نخواهد داد.

ماده 2: مدت زمان پاسخگویی

• با درنظر گرفتن زمان و حجم سوالات ، طی سه روز کاری پاسخ داده می شود.

تبصره 1: در برخی موارد جهت رفع ابهام در سوال نیاز به انجام مصاحبه مرجع از طریق پست الکترونیکی و ارتباط بین کتابدار و کاربر خواهد بود.

تبصره 2: درصورت زمان بر بودن مدت پاسخ دهی به سوال، موضوع از طریق پست الکترونیکی به کاربر اعلام خواهد شد.

ماده 3: روش استفاده از خدمات مرجع مجازی

• ابتدا وارد پورتال کتابخانه مرکزی به آدرس http://lib.sbmu.ac.ir می‏شوید و در منوی اصلی لینک خدمات مرجع مجازی را کلیک کرده و سپس فرم پرسش را تکمیل و ارسال می کنید تا در اسرع وقت پاسخ شما برایتان ایمیل شود.

ماده 4: روش ارسال پاسخ

• پاسخ سؤالات از طریق پست الکترونیکی در اختیار کاربر قرار خواهد گرفت.

ماده5: هزینه خدمات

• ارائه خدمات مرجع الکترونیکی برای کلیه کاربران رایگان است.

ماده 6: پاسخ دهندگان به سوالات

• کلیه سوالات ارسال شده توسط گروه میز مرجع الکترونیکی کتابخانه مرکزی و کتابخانه ها تابعه پاسخ داده می شود.

ماده 7: سیاست اخلاقی کتابخانه در ارتباط با خدمات مرجع الکترونیکی

• کلیه اطلاعات شخصی کاربران فقط به منظور ارائه خدمات اطلاع رسانی بهتر و یافتن دقیق پاسخ مناسب برای کاربر در نظرگرفته شده است. در ضمن، از این اطلاعات برای آمارگیری و ارزیابی استفاده می شود و به هیچ وجه استفاده دیگری از آن نخواهد شد.

ماده 8: ارزیابی

• عملکرد ارائه خدمات مرجع مجازی و سنجش رضایت کاربران در فواصل معین مورد ارزیابی قرار می گیرد.

این آیین نامه با یک مقدمه، هشت ماده و سه تبصره در تاریخ 18/08/1394 به تصویب اعضای شورای تخصصی کتابخانه مرکزی رسیده و در تاریخ 20/08/1394 جهت تصویب به معاونت تحقیقات و فن آوری ارسال شد.